Casos · Sistemas a funcionar em negócios reais

Um restaurante em Lisboa.

Dinheiro e operação

Três sistemas para a mesma casa. O nome fica de fora, por respeito ao cliente.

Painel de gestão

Em produção

2.410lançamentos migrados do histórico

Antes: Controlo financeiro numa folha de cálculo que só o dono sabia usar, com um livro de caixa em papel ao lado. Duas fontes de verdade que nunca batiam certo.
O que não se via: O resultado do mês, que só se sabia semanas depois, quando já não dava para reagir.
A decisão: Tudo assenta numa única tabela de lançamentos. Cada relatório é uma leitura diferente dos mesmos dados: por construção, dois relatórios nunca discordam.
O que ficou: Lançamentos, contas a pagar, fecho de caixa, escala da equipa, dossiê de colaboradores e quadro de atividades. Migrei 2.410 lançamentos do histórico antes de ligar. A folha de cálculo foi reformada no dia seguinte.

Encomendas de refeições para empresas

Concluído

0falhas em todo o período da parceria

Antes: Uma parceria para fornecer almoço diário aos colaboradores de uma empresa vizinha, com cerca de 400 pessoas. Uma plataforma de entregas cobraria comissão sobre cada refeição.
A decisão: Auto-registo por código da empresa: ninguém mantém listas à mão. E a cozinha olha para um quadro que se move por estados, não para uma lista impressa que se desatualiza.
O que ficou: Operou todo o período da parceria sem uma única falha, e sem comissão paga a intermediários.

Avaliação de atendimento por cliente-mistério

Em produção

Antes: Nenhuma forma de saber se o padrão de serviço acontecia quando o dono não estava. Um formulário genérico produz respostas que não se comparam.
A decisão: O formulário segue as etapas reais da visita: chegada, mesa, carta, bar, cozinha, saída. O avaliador relata pela ordem em que viveu, e as respostas ficam comparáveis mês a mês.
O que ficou: Painel de leitura e relatório automático por visita, pronto a partilhar. É o motor da Regra da Casa.

PlanoGlow: marcações para estética.

Marcação

O sistema nasceu num negócio de que estou perto todos os dias, e foi corrigido pelo uso real, não por suposição.

Daiana Rangel e Tatiane Santos

No ar

daianarangel.com tatianesantos.com planoglow.com

Antes: Marcações por mensagem, sem histórico, com risco constante de marcar duas pessoas para a mesma hora. Invisível no Google para quem procurava o serviço sem saber o nome.
A decisão: A disponibilidade é verificada no servidor no instante de confirmar: se duas pessoas escolhem a mesma hora ao mesmo tempo, a segunda é recusada. O duplo agendamento deixou de ser possível.
O que ficou: Espaço digital próprio com domínio seu, serviços que se somam em duração e preço, confirmar e cancelar sem falar com ninguém, ficha de cada cliente e um painel pensado para o telemóvel.

Cumaru: custo e orçamento de catering.

Decisão

Comida brasileira em Portugal: marmitas, acarajé, bolos e doces, a entrar no catering de eventos.

Saber quanto sobra antes de dizer que sim

Em construção

Antes: Encomendas e eventos orçamentados sem saber o custo real do que se vende. O lucro só aparece, ou não, depois de o trabalho estar feito.
A decisão: O custo fixo não é rateado no prato. Cada produto mostra a sua margem de contribuição, e o negócio mostra o ponto de equilíbrio.
O que vai ficar: Ficha técnica, custo por produto, orçamento de evento e proposta. O painel não emite faturas: isso fica no software certificado do cliente.

Makrs: três sistemas para a mesma escola.

Um negócio inteiro

Sou sócio da Makrs, uma escola de inglês. Construir para o aluno, o conteúdo e a gestão obrigou-me a perceber o negócio de ponta a ponta.

Daily: prática diária ligada à aula

No ar

Antes: O aluno tem aula duas vezes por semana e esquece entre uma e outra. As aplicações de idiomas ensinam outra coisa, não o que ele deu ontem.
A decisão: O aluno marca em que ponto do livro está e os exercícios saem exatamente daquele ponto, com repetição espaçada do que já passou.
O que se mede: O painel mostra a taxa de erro por exercício. O professor deixa de adivinhar onde a turma tropeça.

Scenes: inglês a partir de séries e filmes

Pronto para publicação

Antes: O manual ensina inglês correto. As pessoas falam inglês real, com expressões e contrações que nenhum livro traz.
A decisão: Sem spoilers, por construção: o sistema nunca mostra material de episódios que o aluno ainda não viu. E cada exercício traz a sua própria explicação.

Core: a gestão da escola inteira

Em desenvolvimento

47divergências encontradas na migração

Antes: A escola vivia em Notion, folhas de Excel e e-mail. Ninguém tinha a mesma versão dos números.
A decisão: Permissões na base de dados, não no ecrã: um professor e um coordenador fazem o mesmo pedido e recebem dados diferentes, por construção. E um semáforo de alunos em risco no diário de aula.
O que a migração revelou: Ao trazer 119 alunos, 157 contratos e 493 aulas, apareceram 47 divergências entre o Notion e as folhas, sete delas graves. Só se descobre quando a informação passa a viver num sítio só.

Tudo o que lhe entrego, primeiro aplico no que é meu.

A folha financeira que instalo, uso-a. O sistema de marcação que vendo, construí-o e vejo-o funcionar todos os dias. A gestão que ensino é a que faço em negócios onde tenho dinheiro em risco.

Não vendo nada que não tenha passado pelo crivo da prática. É por isso que sei o que é caro de manter e o que não vale a pena fazer.

Sistemas que já estão a trabalhar.